GAEB-Dateiformate erklärt: x81 bis x89, d81 bis d86, p81 bis p86 — wann braucht man welches?

Wer im Bauwesen oder in der angrenzenden Industrie auf öffentliche Ausschreibungen bietet, stößt früher oder später auf ein merkwürdiges Sortiment an Dateiendungen: .x83, .d84, .p86, manchmal .x89. Das sind keine exotischen Varianten — das ist GAEB, der deutsche Standard für den elektronischen Datenaustausch im Vergabewesen. Und jedes Format hat einen klar definierten Zweck.

Dieser Artikel ordnet die Formate nach zwei Achsen — dem Kodierstandard (d, p, x) und der Austauschphase (81 bis 89) — und sagt Ihnen konkret, welches Format in welcher Projektphase durch Ihre Inbox kommt.

Die beiden Achsen: Kodierung und Phase

Eine GAEB-Datei heißt immer nach dem Schema [Buchstabe][Zahl]. Der Buchstabe sagt, mit welcher Version des GAEB-Standards die Datei geschrieben wurde. Die Zahl sagt, in welcher Phase des Projekts sie entsteht.

Buchstabe — Kodierung / Version

Regel für die Praxis: Wer heute eine .d*-Datei erhält, arbeitet mit einem Auftraggeber, dessen AVA-Software älter ist als sein Praktikant. Technisch kann man sie verarbeiten, aber fast jede moderne Software konvertiert intern erstmal nach DA XML.

Zahl — Austauschphase

Die zweistellige Zahl verrät Ihnen, in welcher Projektphase Sie stehen — welche Rolle die Datei gerade spielt. Das ist für einen Bieter die wichtigere Information. Wenn Sie eine .x83 in der Inbox haben, wissen Sie sofort: Das ist eine Angebotsaufforderung, Preise fehlen noch, Sie sollen sie eintragen und eine .x84 zurückschicken.

Was es mit 85 auf sich hat

Die 85 wird oft übersehen, ist aber strategisch interessant. Ein Nebenangebot ist ein abweichender Vorschlag des Bieters: „Ich biete nicht genau das an, was im LV steht, sondern eine technisch gleichwertige Alternative, die bei mir günstiger oder schneller lieferbar ist." Ob Nebenangebote zulässig sind, muss der Auftraggeber explizit erlauben — dann als zusätzliche GAEB-85-Datei zusammen mit der GAEB-84 eingereicht.

Praktische Kombinationen — was kommt zusammen vor?

Nicht jede Kombination aus Buchstabe und Zahl ist real. In der Praxis sehen Sie hauptsächlich diese:

• Die häufigsten: .x83 und .x84 — Angebotsaufforderung rein, Angebotsabgabe raus. Wer als Bieter an öffentlichen Ausschreibungen teilnimmt, verbringt 90% seiner GAEB-Zeit mit diesen beiden.
• Früh im Projekt: .x81 und .x82 — typischerweise bei Planungsphasen oder Markterkundungen. Das LV ist noch in Arbeit.
• Legacy-Variante desselben: .d83, .d84 — dasselbe wie x83/x84, aber im alten GAEB-90-Format. Inhaltlich identisch, technisch ein Headache (keine Umlaute-Unterstützung wie in XML, festgelegte Spaltenbreiten, anfällig bei Encoding-Problemen).
• Nach dem Zuschlag: .x86 — wird Ihnen als Auftragnehmer zugeschickt und bestätigt, dass Sie den Auftrag haben. Für die eigentliche Leistungserbringung spielt sie eine kleinere Rolle, als Dokumentations-Artefakt ist sie aber wichtig.
• Am Ende: .x89 — für die rechtskonforme Rechnung auf Basis des Aufmaßes. Viele Bieter nutzen sie nicht, obwohl sie die Rechnungsstellung automatisieren könnte.

Welches Format wann öffnen?

Jede moderne AVA-Software (ORCA AVA, California.pro, iTWO civil, Nevaris) öffnet alle GAEB-Formate ohne zu zucken. Wer mit einer dieser Lösungen arbeitet, muss sich über die Unterschiede keine Gedanken machen.

Interessant wird es, wenn Sie ohne dedizierte AVA-Software arbeiten:

• x81-x89 Dateien: Jeder freie GAEB-Viewer öffnet sie. Der GAEB-Ausschuss selbst stellt einen kostenlosen Viewer bereit (gaeb.de/service/downloads). Für die reine Einsicht reicht das.
• d81-d86 Dateien: Ältere Viewer nötig. Online gibt es mehrere Konverter, die d83 → x83 umwandeln, bevor man sie in moderner Software öffnet. In Python ist pyGAEB die übliche Library; sie frisst sowohl d- als auch x-Formate.
• p81-p86 Dateien: Selten noch im Umlauf. Falls doch, werden sie typischerweise direkt nach x81-x86 konvertiert und nie wieder angefasst.

Der Inhalt unter der Haube

Wenn man eine .x83-Datei in einem Texteditor öffnet, sieht man XML. Die Wurzel ist <GAEB xmlns="http://www.gaeb.de/GAEB_DA_XML/...">. Darunter folgen Abschnitte für Projektdaten, Vergabestelle, LV-Struktur (mit Losen, Titeln, Bereichen, Positionen) und für jede Position die Kurz-/Langtext-Beschreibung sowie Menge und Einheit.

Eine .d83-Datei dagegen ist ein klassisches Zeilenformat mit festen Spaltenbreiten und Steuercodes im 80-Zeichen-Rhythmus. Wer in der DOS-Ära groß geworden ist, fühlt sich sofort heimisch — alle anderen fluchen.

Inhaltlich sind beide gleich, und eine gute Konvertierung verliert keine Information. Aber die XML-Variante ist für Automatisierung oder KI-Analyse drastisch einfacher zu parsen. Tender Automation liest GAEB 90, GAEB 2000 und DA XML direkt ein — eine Konvertierung vorab ist nicht nötig.

Die häufigsten Fehler in der Praxis

1. Falsches Ausgabeformat wählen. Der Auftraggeber will eine .x84 zurück, der Bieter liefert eine.x83 (ohne eingetragene Preise). Passiert erstaunlich oft — meistens weil die Software die Datei als x83 geöffnet hat und die Export-Funktion per Default im gleichen Typ speichert. Der Auftraggeber lehnt die Abgabe als unvollständig ab.
2. Encoding-Probleme bei d-Dateien. Umlaute in Produktbeschreibungen werden zu Zeichenmüll. Typische Ursache: falsches Code-Page beim Öffnen (ISO-8859-1 vs CP437 vs UTF-8). Die x-Dateien haben das Problem nicht, weil XML UTF-8 nativ vorschreibt.
3. Schema-Version vergessen. GAEB DA XML 3.1, 3.2 und 3.3 sind ähnlich, aber nicht identisch. Wenn der Auftraggeber explizit 3.3 verlangt, muss die Ausgabe auch 3.3 sein — sonst lehnt der Validator der Vergabeplattform ab. Gut gepflegte AVA-Software kennt alle Versionen; ältere Tools kennen nur 3.1 oder 3.2.
4. Leere GAEB beim Upload. Wenn die Datei zwar die Endung .x84 hat, aber keine Preise enthält, ist sie technisch eine gültige, aber unbrauchbare Angebotsdatei. Die Prüfung auf „alle Positionen bepreist" macht die Vergabeplattform automatisch und spuckt bei Lücken eine Fehlermeldung aus.

Warum das alles für Bieter wichtig ist

GAEB ist nicht nur ein Dateiformat — es ist auch ein Prozesssignal. Jeder Wechsel des Formats markiert einen Übergang im Vergabeverfahren. Sie bekommen eine .x83? Dann sind Sie eingeladen und müssen in den nächsten Tagen preisen. Sie schicken eine .x84 zurück? Ihr Angebot ist offiziell eingereicht. Ihnen kommt eine .x86? Gratulation, Sie haben den Zuschlag.

Wer das versteht, kann die formalen Phasen des Verfahrens durch die Dateiendungen im Posteingang verfolgen — und sieht, wenn etwas außerhalb der Norm läuft (zum Beispiel ein Nachtrag, der eigentlich in eine zweite x84 gehörte, aber als schlichtes PDF reingekommen ist).

Zusammengefasst

GAEB-Formate sind kein Geheimwissen. Die zwei Dimensionen sind klar: d/p/x für die Kodierung (Legacy → modernes XML), 81 bis 89 für die Projektphase (Planung → Abrechnung). Wer die Tabelle oben kennt, kann jede GAEB-Dateiendung sofort einordnen und weiß, was der Auftraggeber erwartet.

Für den Alltag als Bieter sind .x83/.x84 die einzigen beiden Formate, die Sie wirklich beherrschen müssen — alles andere ist Randfall. Wenn Ihr Auftraggeber immer noch mit .d83 arbeitet, ist das kein Grund zur Panik, aber ein Hinweis darauf, dass seine Digitalisierung einige Jahre hinterher liegt. Eine gute KI-gestützte Analyse verarbeitet beide Varianten gleich gut.

Mehr zum Workflow beim Auswerten von GAEB-Dateien finden Sie im Grundlagen-Artikel GAEB Datei öffnen und auswerten: Formate, Tools und Praxistipps. Tender Automation liest GAEB-Dateien aller drei Generationen (d, p, x) — hochladen, analysieren, Anbieter je Position recherchieren, Anfragen vorbereiten. 3 Analysen je Monat kostenlos.

Quellen

• GAEB e.V. — Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen: Fachdokumentation GAEB DA XML 3.3 (Mai 2021), gaeb.de/wp-content/uploads/...
• GAEB DA XML 3.2 Fachdokumentation (2013) — historische Versionsreferenz
• gaeb-online.de — übersichtliche Aufbereitung der Austauschphasen
• pyGAEB Python-Library (PyPI) — freie Referenzimplementierung für d- und x-Formate