Bitkom-Leitfaden: Notebooks produktneutral ausschreiben — die 17 Prüfpunkte und zwei echte Kataloge

Ein Anforderungskatalog für 800 Notebooks ist schnell geschrieben, wenn man die Datenblätter der Geräte vor sich hat, die schon im Haus stehen. Genau dort entsteht die Bindung, die später niemand gewollt hat: nicht durch einen Markennamen in der Leistungsbeschreibung, sondern durch eine Funktion, die es nur beim bisherigen Lieferanten gibt. Der Bitkom-Leitfaden für Notebooks ist das einzige uns bekannte Dokument, das diese Funktionen einzeln benennt — und zu jeder sagt, ob sie sich als Mindestanforderung oder nur als Bewertungskriterium eignet.

Was der Leitfaden ist

Bitkom e. V. veröffentlicht über die Plattform itk-beschaffung.de keine einzelne Handreichung, sondern eine Familie geräteklassenscharfer Leitfäden des Fachausschusses „Produktneutrale Ausschreibungen“: derzeit neun Rubriken — Thin Clients, Notebooks, PC Desktop, Server, Monitore, Homeoffice, Schule, Drucker und Multifunktionsgeräte sowie ein Archiv. Einen gemeinsamen Oberleitfaden „IT-Leistungen“ gibt es dort nicht.

Die jüngste und ausführlichste Fassung ist „Notebooks produktneutral ausschreiben — Leitfaden für den öffentlichen IT-Einkauf“, Stand September 2025, Version 2.2, 48 Seiten. Herausgeber ist allein Bitkom; die Danksagung (S. 6) nennt eine „intensiven Zusammenarbeit von Experten der öffentlichen Verwaltung und Vertretern von Mitgliedsunternehmen des Bitkom“, führt aber keine Behörde als Mitherausgeber.

Der Leitfaden ist eine Verbandsempfehlung, keine Rechtsquelle — das schreibt der Herausgeber auf Seite 2 selbst: „Diese Publikation stellt eine allgemeine unverbindliche Information dar.“ Für Vergabestellen ist er trotzdem nützlich, weil er etwas liefert, was Vorschriften nicht leisten: je technischem Merkmal eine Einordnung in „Mindestanforderung“ oder „Bewertungskriterium“, dazu eine Anmerkung zur Marktlage und ein Symbol für Kriterien, deren Forderung „zu Kostenerhöhungen und / oder Markteinschränkungen führen“ kann (S. 7).

Eine Einschränkung gehört dazu: Zahlenwerte altern. Die Benchmark-Mindestwerte sind ausdrücklich auf „Stand August 2025“ datiert (S. 21), die Anmerkung zum Betriebssystem nennt noch Windows 10 (S. 28). Wer Werte übernimmt, sollte Leitfadenversion und Datum mitschreiben.

Die 17 Prüfpunkte

Formulierung und Leistungsnachweis

1. Keine Marken-, Hersteller-, Modell- oder Artikelnummernnennung in einer Anforderung. Ziel ist eine Beschreibung „ohne Verwendung geschützter Markennamen oder Nennung bestimmter Hersteller“ (S. 7); Produktbezeichnungen dürfen „nur in begründeten Ausnahmefällen verwendet werden“ (S. 8).
2. Wo eine Nennung stehen bleibt: Gleichwertigkeitszusatz. Der Leitfaden setzt Gleichwertigkeit selbst durchgehend ein — etwa „als mindestens gleichwertig zu Full HD anzusehen“ (S. 24) und „ein entsprechender Adapter sollte daher als gleichwertig betrachtet werden“ (S. 25).
3. Funktional statt konstruktiv beschreiben, mit Toleranzband statt Punktwert (S. 8, S. 10).
4. Leistung über einen anerkannten Benchmark, nicht über Komponentenvorgaben. „So liefert zum Beispiel ein Prozessor mit einer höheren Taktfrequenz nicht notwendigerweise auch mehr Rechenleistung“ (S. 10). Empfohlen werden SYSmark 30, PCMark 10, Crossmark, Procyon und MobileMark 30 (S. 13), mit Mindestwerten auf S. 21.

Schnittstellen, Docking, Kompatibilität

5. Herstellergebundene Docking-Funktionen erkennen. Die Anbindung erfolgt „entweder über eine herstellerspezifische (proprietäre) Schnittstelle oder via USB-C“ (S. 27); spezielle Funktionen wie MAC-Adresse-Passthrough oder Einschalten über Docking „funktionieren häufig nur mit den Original Dockingstations der jeweiligen Geräteherstellers“ (S. 27).
6. Adapter- und externe Lösungen zulassen. „Adapter sollten zugelassen werden, um einen breiten Wettbewerb zu gewährleisten“ (S. 26 und S. 28). Für Ethernet führt der Leitfaden die Anforderung als „mit Adapter erfüllbar“ und die native Schnittstelle ohne Adapterlösung als Bewertungskriterium (S. 25); für Smartcard- und SD-Kartenleser empfiehlt er, „besonders für kleine schlanke Geräte auch externe Lösungen“ zuzulassen (S. 26).
7. Bestandskompatibilität nicht über namentlich benannte Bestandsgeräte definieren. Produktneutrale Beschreibungen „verhindern technische Vorfestlegungen und dadurch drohende Lock-In-Effekte“ (S. 8).
8. Markteinschränkende Merkmale prüfen, etwa entspiegeltes Display mit Touch-Funktionalität (S. 24), „LPDDR-Speicher ist nicht sockelbar“ (S. 24), Kartenleser als „nicht mehr marktüblich“ (S. 26), werkzeuglos wechselbarer Akku „nur noch eingeschränkt am Markt verfügbar“ (S. 29).

Bewertung statt Mindestanforderung

9. Kategorie des Leitfadens einhalten. MAC-Adresse-Passthrough steht in der Docking-Tabelle als Bewertungskriterium, mit der Anmerkung „Wird immer als Herstellerlösung implementiert“ (S. 27). Für so gekennzeichnete Merkmale „empfiehlt der Leitfaden, diese Anforderungen nur im Rahmen von Bewertungskriterien einzusetzen“ (S. 42).
10. Je Bewertungskriterium ein nachvollziehbarer Horizont — der Leitfaden verlangt einen „detaillierten, nachvollziehbaren und objektiv bewertbaren Erwartungs- bzw. Bewertungshorizont“ (S. 42).
11. Bewertungskriterien tatsächlich einsetzen. „Die erhöhte oder sogar ausschließliche Verwendung technischer Mindestanforderungen bei der Leistungsbeschreibung birgt die Gefahr einer unerwünschten Wettbewerbsbeschränkung“ (S. 42).
12. Zuschlagskriterien bedarfsbezogen, produktneutral und transparent (S. 8) — das gilt auch für die Punkteregel, nicht nur für den Anforderungstext.

Gleichwertigkeit und Gütezeichen

13. Alternative Gütezeichen akzeptieren. „Außerdem müssen alternative Gütezeichen, die gleichwertige Anforderungen an die Leistung stellen, ebenfalls akzeptiert werden“ (S. 32).
14. Zeichen als Nachweis, nicht als Anforderung. „Wichtig ist, zwischen dem Gütezeichen als möglichem Nachweis und den eigentlichen Anforderungen an den Beschaffungsgegenstand zu unterscheiden“ (S. 32); als Beleg kommen auch „Testprotokolle von geeigneten, unabhängigen Prüfinstituten“ und Eigenerklärungen in Betracht (S. 32, S. 48).

Nachhaltigkeit und Barrierefreiheit

15. Barrierefreiheit adressieren. „Der Anbieter legt eine Selbsterklärung vor, welche Barrierefreiheitsanforderungen vom angebotenen Produkt erfüllt werden und welche nicht erfüllt werden können“ (S. 30); der Leitfaden nennt die Kriterien „außer in sachlich begründeten Ausnahmefällen“ als zu berücksichtigen (S. 47) und hält fest: „Zertifikate können nicht als Nachweise gefordert werden“ (S. 48).
16. Gesetzlich ohnehin Geschuldetes nicht wiederholen. „Gesetzliche Anforderungen gelten für alle Notebooks gleichermaßen und müssen nicht in die Leistungsbeschreibung aufgenommen werden“ (S. 30); CE und EMV sind „von den Herstellern elektronischer Produkte schon von Gesetzes wegen zu erfüllen“ (S. 33).
17. Energieeffizienz in der Wertung berücksichtigen — bei energieverbrauchsrelevanten Lieferleistungen führt der Leitfaden die Energieeffizienz als Zuschlagskriterium (S. 42).

Was der Leitfaden nicht hergibt, sagen wir dazu: Das Wort „Vermerk“ kommt darin nicht vor, ebenso wenig die Losbildung. Eine Prüfliste aus dieser Quelle kann also nur feststellen, dass im geprüften Dokument keine Begründung steht — nicht, ob anderswo eine existiert.

Zwei echte Kataloge, an dieser Liste gemessen

Wir haben die Liste gegen zwei vollständige Anforderungskataloge laufen lassen. Beide sind hier anonymisiert; Herstellernamen sind durch „Bestandshersteller“ ersetzt, Zitate mit Ersetzung sind als sinngemäß gekennzeichnet.

Fall 1 — ein kommunaler Verband, Verfahren abgeschlossen

Eine Bewertungsmatrix über 14 Blätter, 900 Gewichtungspunkte je Geräteklasse. Beim Monitor mit Dockingfunktion lautet die Punkteregel sinngemäß: MAC-Passthroughfähigkeit mit Hardware des Bestandsherstellers nicht vorhanden → 0 Punkte; vorhanden → 150 Punkte. Der Name des Bestandsherstellers steht damit sowohl im Anforderungstext als auch in der Bewertungsgrundlage, ohne Gleichwertigkeitszusatz. 150 von 900 Punkten sind das höchstgewichtete Einzelkriterium des Blattes — 16,7 % der Wertungspunkte und 23,1 % der technischen. Der Leitfaden führt genau diese Funktion als Bewertungskriterium und merkt an, sie werde „immer als Herstellerlösung implementiert“ (S. 27).

In derselben Matrix stehen drei Umweltzeichen als Ausschlusskriterium ohne Gleichwertigkeitszusatz, während ISO-Normen und Prüfzeichen im selben Block „oder gleichwertig“ tragen (Prüfpunkt 13).

Nach den Prüfpunkten 10 und 11 sieht dieser Katalog vorbildlich aus: die Punkte breit verteilt, jedes Bewertungskriterium mit vollständiger Stufenregel. Eine Quote allein hätte den Befund nie gefunden.

Fall 2 — ein Kreis in Nordrhein-Westfalen, Verfahren laufend

800 Business-Notebooks in zwei Losen. Eine Anlage listet die vorhandenen Dockingstationen eines Bestandsherstellers artikelnummern- und firmwarescharf; der Katalog macht daraus Mindestanforderungen: vollständiger Betrieb an allen vorhandenen Dockingstationstypen „ohne zusätzliche Adapter, Konverter oder neue Dockinghardware“, dazu hardware- oder firmwaregestütztes MAC-Passthrough über eben diese Dockingstationen, eine rein softwarebasierte Emulation genügt dem Katalog nicht. Der Leitfaden führt MAC-Passthrough als Bewertungskriterium (S. 27).

Die Gleichwertigkeitsklausel des Katalogs steht am Anfang und wirkt großzügig — bis zum Nebensatz: gleichwertig ist eine Lösung nur, wenn sie „ohne zusätzliche Dockinghardware, Adapter, Konverter“ einsetzbar ist. Damit ist genau die Lösungsklasse ausgenommen, die der Leitfaden auf S. 25, S. 26 und S. 28 als gleichwertig behandelt wissen will. Gefordert ist außerdem ein integrierter RJ45-Anschluss, während der Leitfaden diese Anforderung als „mit Adapter erfüllbar“ führt und die native Schnittstelle als Bewertungskriterium (S. 25) — das trifft besonders das 14-Zoll-Los mit maximal 1,6 kg.

Technische Bewertungskriterien enthält der Katalog keine: Die Wertung liegt zu 95 % auf dem Preis und zu 5 % auf der Lieferflexibilität, alles Technische ist Ausschlussprüfung. Ein Benchmark kommt im gesamten Dokument nicht vor.

Beide Fälle teilen zwei Lücken: Barrierefreiheit ist in keinem der Kataloge erwähnt, und beide führen CE, RoHS und WEEE als eigene Anforderung (Prüfpunkte 15 und 16).

Der Zwei-Minuten-Test vor dem Versand

Wenn Sie das für einen ganzen Katalog nicht von Hand machen wollen: Die erste Prüfung eines Leistungsverzeichnisses auf produktneutral.de ist kostenlos — Position für Position, mit Fundstelle, Wortlaut und Begründung zu jedem Befund.

Quellen

• Bitkom e. V., „Notebooks produktneutral ausschreiben — Leitfaden für den öffentlichen IT-Einkauf“, Stand September 2025, Version 2.2 — bitkom.org (PDF, 48 Seiten)
• Übersicht aller Leitfäden des Fachausschusses „Produktneutrale Ausschreibungen“ — bitkom.org/ITK-Beschaffung/Alle-Leitfäden
• Alle Seitenangaben beziehen sich auf die gedruckte Seitenzählung der Version 2.2; jede Fundstelle wurde am 3. September 2026 im PDF nachgeschlagen.
• Die beiden Kataloge wurden vollständig gelesen (14 Tabellenblätter beziehungsweise 11 Seiten Leistungsbeschreibung). Die Befunde sind Feststellungen zum Wortlaut der Dokumente im Abgleich mit dem Leitfaden.